Reglamento montaje y desmontaje
EXPOSITORES, CONSTRUCTORES, DISEÑADORES Y/O DECORADOR DE STAND
BIENVENIDO A COLOMBIAMODA 2011
CONCIENCIAMODA
En Colombiamoda 2011 sentaremos las bases para el nuevo reto de la moda: Conciencia.
¡Lo esperamos el 26, 27 y 28 de julio de 2011 en Plaza Mayor para vivirlo!
REGLAMENTO DE MONTAJE Y DESMONTAJE
INTRODUCCIÓN
INEXMODA con el objeto de facilitar las operaciones de montaje y desmontaje de los distintos certámenes que a lo largo del año celebra en el recinto ferial “PLAZA MAYOR MEDELLÍN”, así como con miras a lograr la mejor conservación de sus instalaciones en el mismo, establece las presentes normas cuyo cumplimiento beneficia a todas las personas que participan en los trabajos de decoración y puesta a punto de los stands de las firmas que acuden como expositoras a las distintas ferias.
NORMAS PARA EL MONTAJE Y DECORACIÓN DE STANDS EN FERIA
La actividad de montaje y desmontaje se refiere exclusivamente al ensamblaje, con utilización de máquinas herramientas portátiles hasta un máximo de 2000 w de potencia, quedando prohibida terminantemente la construcción de la decoración dentro del recinto ferial.
INFORMACIÓN DE INTERES EXPOSITORES Y DISEÑADORES
EN CUANTO AL DISEÑO DE STAND:
ALTURAS EN LA ADECUACIÓN:
Máxima altura permitida: 2.40 mts. en todos los pabellones (Blanco, Hall, Rojo, Azul, Amarillo).
CONSTRUCCIONES E INSTALACIONES
APROBACION DE PROYECTOS: Toda construcción y/o decoración diferente a la tipología que le entrega la organización deberá tener por escrito la aprobación de INEXMODA y de la empresa dueña de los stands que limitan con su proyecto. La coordinación de operaciones y logística de la feria, tendrá la facultad de suspender cualquier construcción que no se ajuste al proyecto aprobado.
Los planos y proyectos deberán ser presentados en duplicado con un mes de antelación a la fecha de inicio de las actividades de montaje. La coordinación operativa y logística devolverá una de las copias aprobadas, la que deberá encontrarse en el lugar de trabajo, de lo contrario su ejecución podrá ser suspendida por las autoridades de INEXMODA.
LÍMITES DE LAS CONSTRUCCIONES: En ningún caso y a ninguna altura las instalaciones de los stands podrán exceder el límite de lo autorizado.
INICIO DE LOS TRABAJOS DE MONTAJE: El expositor podrá iniciar las actividades de montaje de su stand según lo establecido por el cronograma de operaciones del evento.
INSPECCIONES DIARIAS: La jefatura y su equipo de operaciones y logística realizarán inspecciones diarias durante el desarrollo del montaje para verificar el correcto cumplimiento del proyecto aprobado y del reglamento. Queda establecido que en los casos en que no se proceda a la inmediata implementación de las observaciones efectuadas, INEXMODA se reserva el derecho de paralizar la obra hasta su rectificación.
DISPOSICIONES ESPECIALES
ARREGLO DEL STAND: El expositor es responsable de la decoración y mantenimiento del stand en buenas condiciones. INEXMODA a través de la coordinación operativa y logística puede exigir al expositor el arreglo adecuado del stand si considera que su construcción y/o decoración interfiere con el de alguno de sus vecinos. Los trabajos de refacción serán a cargo del expositor, quien aceptará el criterio que sobre esta materia fije INEXMODA. El incumplimiento de estas disposiciones motivará la clausura del stand.
DISPOSICIONES ESPECIALES PARA LOS STANDS EN PABELLONES:
- a) Para la construcción de stands en los pabellones del recinto ferial, se prohíbe la utilización de mezclas húmedas (cemento, yeso, mortero, etc.) así como picar, perforar, serruchar, pintar o deteriorar de cualquier modo las paredes, techos y pisos del pabellón en que se encuentre.
- b) Los expositores no podrán colgar ni afirmar elemento alguno de los cielos falsos existentes en el recinto ferial.
- c) En el caso de los stands ubicados en los pabellones que INEXMODA entrega con instalación de predecorado (panelería divisoria, iluminación, tomas de energía o cualquier otra), los expositores no podrán perforar, pintar o deteriorar de cualquier manera los elementos de dicha predecoración.
- d) En los pabellones de uso colectivo con instalación de predecorado el limite de altura de los stands será el de la cenefa instalada o, en caso de no haberla, el de los paneles divisorios. Cualquier excepción deberá ser aprobada por la jefatura de operaciones y logística del evento.
- e) En el caso de stands sin instalación de predecorado, los parámetros que den a linderos deben ser lisos y blancos, sin inscripción alguna.
- f) Los stands en pabellones tomados en grupo por un expositor, sea un país, un grupo empresarial o un expositor individual se darán su propia reglamentación en cuanto al uso del espacio, respetando las indicaciones que realice la jefatura de operaciones y logística, así como no dañar las instalaciones del recinto ferial.
- g) El desarme y retiro de los stands deberá realizarse dentro del plazo de 1 día a partir de la finalización del evento para el que fuera realizado, salvo expresa autorización de INEXMODA en otro sentido. Vencido dicho plazo, INEXMODA procederá al retiro del mismo por cuenta y riesgo del expositor.
DISPOSICIONES ESPECIALES PARA LOS STANDS EN ZONAS DESCUBIERTAS:
- a) Los terrenos se entregarán en el estado en que se encuentran en el recinto ferial, siendo responsabilidad y cargo del expositor el retiro de materiales existentes que no desea utilizar, así como la implementación de cubiertas de piso diferentes a la existente y de nuevas construcciones y/o decoraciones que desee efectuar. Para alterar las instalaciones propias del recinto ferial, el expositor deberá contar con la autorización de la coordinación de operaciones y logística del evento.
- b) Las construcciones y/o paredes que den a linderos, o que estén a menos de 2 metros de terrenos linderos deberán ser de color uniforme y liso, sin inscripciones ni carteles de ningún tipo.
- c) Con el objeto de minimizar el polvo y los posibles daños que éste pueda provocar a los elementos que se exponen, el uso de elementos polvorientos como gravilla, ladrillo molido, arenilla, etc. queda sujeto a la aprobación previa de la coordinación de operaciones y logística, la que podrá exigir las condiciones que impidan su dispersión.
- d) El desarme y retiro de los stands deberá realizarse dentro del plazo de 1 día a partir de la finalización del evento para el que fuera realizado, salvo expresa autorización de INEXMODA en otro sentido. Vencido dicho plazo, INEXMODA procederá al retiro del mismo por cuenta y riesgo del expositor.
ENERGÍA ELECTRICA
- a) PROVISIÓN DE ENERGÍA: INEXMODA proveerá la iluminación general a calles, corredores y los pabellones del recinto ferial. Dará alimentación eléctrica a los stands de los expositores según lo determinado en el numeral 4.2.de este reglamento. En caso de necesitar mayor potencia, los expositores deberán presentar la solicitud a la jefatura de operaciones logísticas del evento especificando la cantidad y el tipo de energía que requieren. Los tipos de corriente eléctrica de baja tensión en la ciudad de Medellín son:
Monofásica de 110 voltios.
Bifásica de 220 voltios.
Trifásica de 220 voltios. - b) FORMULARIO ELECTRICO: Al mismo tiempo de firmar el contrato de participación, INEXMODA entregará al expositor un formulario de necesidades de energía eléctrica adicional que deberá ser presentado a la jefatura de operaciones y logística, debidamente diligenciado y acompañado del comprobante de pago. Los costos adicionales deberán ser asumidos por el expositor, 10 días antes de comenzar los trabajos de montaje del stand.
- c) NORMA DE INSTALACIÓN: Las instalaciones eléctricas realizadas por los expositores o sus contratistas deberán respetar las normas establecidas por EPM, además de lo cual deberán cumplir con las observaciones que realicen los técnicos del área de energía del evento. Para su realización los expositores deberán contar con los servicios de un electricista autorizado por la jefatura de operaciones y logística.
- No obstante la observación anterior, correrá por cuenta y riesgo del expositor cualquier daño o inconveniente que se produzca como consecuencia de la instalación eléctrica de su stand.
- d) CONEXIÓN A LA RED DE DISTRIBUCIÓN: La conexión de la instalación eléctrica de cada stand a la red de distribución del recinto ferial será realizada por el personal especializado del departamento técnico, previa verificación de las instalaciones.
- e) HABILITACIÓN DE ELECTRICISTAS PARTICULARES: Cualquier electricista particular contratado por el expositor deberá ser habilitado oficialmente para realizar instalaciones eléctricas en los stands de los expositores y presentar a la jefatura de operaciones y logística un documento que acredite su actividad profesional y técnica en el ramo.
- f) INSTALACIÓN CLANDESTINA: Toda instalación eléctrica en stand de expositores que no cuente con el respectivo formulario autorizado para la instalación eléctrica, será considerada clandestina; como tal, sujeta a corte sin posibilidad de reclamo alguno.
- g) NEGATIVA A CONEXIÓN: No se realizará la respectiva conexión eléctrica para el expositor que no observe las disposiciones que sobre esta materia se dan en el presente reglamento.
- h) PUNTO DE ALIMENTACIÓN: El técnico electricista del evento determinará y hará conocer al expositor el punto donde se llegará con la alimentación eléctrica, línea a tierra o masa según se haya solicitado. Dicho punto deberá ser tenido en cuenta para la realización del esquema de instalación eléctrica del stand, así como para la materialización de la misma.
ACREDITACIONES: ESCARAPELAS DE MONTAJE Y DESMONTAJE:
INEXMODA otorgará credenciales (escarapelas) de ingreso al recinto ferial, en época de pre-feria, para el personal contratado por el expositor para la construcción, decoración e instalación de los respectivos stands. Las mismas serán intransferibles y llevarán el nombre y número del documento de identidad del usuario y el nombre de la empresa constructora.
Todo el personal de montaje de decoración de stands, incluyendo compañías proveedoras de equipos audiovisuales, efectos especiales, luces, etc. y el personal de los departamentos técnicos o de montaje propio de las compañías expositoras deberá portar en forma permanente la escarapela aprobada expedida por parte de COLOMBIAMODA 2011.
(El incumplimiento de esta norma podrá ocasionar que el personal de control y/o seguridad retire del recinto ferial a quien la infrinja.)
Para este efecto la empresa expositora deberá solicitar ante el organizador del evento las mencionadas escarapelas, mínimo 72 horas antes de la fecha de montaje, mediante envío en papelería membreteada de lista del personal en referencia, donde se incluya el nombre completo, No. documento de identidad, entidad promotora de salud y administradora de riesgos profesionales, cuya entrega se realizará a más tardar el día hábil siguiente a la solicitud en la oficina del organizador del evento.
Nota Importante:
- Todas las empresas de decoración de stand y su personal que intervenga en el proceso de montaje, deberá disponer y entregar copias de sus respectivas acreditaciones de vinculación vigente con los entes de seguridad social en salud, correspondientes a E.P.S. y A.R.P.
- Se recomienda presentar una carpeta por empresa proveedora del servicio de montaje, donde se organice toda la documentación del personal que tendrá durante el montaje y desmontaje.
- Se recomienda el uso de uniformes debidamente identificados.
ADVERTENCIA: Por ningún motivo se autorizara el ingreso a montaje de la(s) persona(s) que no posean la certificación de afiliación a la E.P.S. y la A.R.P.
MONTAJE
Julio 24 y 25 de 2011
HORARIO
Con el fin de evitar que todos los expositores lleguen a la misma hora, vamos a dar ingreso para el montaje del stand según su tamaño:
HORARIO M2 FECHA
9:00 a.m. a 12:00 p.m. 60 a 30 Julio 24 de 2011
10:00 a.m. a 12:00 p.m. 25 a 15 Julio 24 de 2011
11:00 a.m. a 12:00 p.m. 12 a 9 Julio 25 de 2011
8:00 a.m. a 12:00 p.m. 9 y 6 Julio 25 de 2011
NOTA: Para conocer la puerta de ingreso remítase a la siguiente información:
Amarillo: Puerta Cargue Nº 1 y 2 – puerta 3
Rojo y Azul: debido a los trabajos de construcción del pabellón verde por parte de Plaza Mayor los expositores de estos pabellones podrán ingresar por los puntos de referencia para los demás pabellones.
Blanco y Hall: Entrada Principal
Gran salón: Avenida del Ferrocarril – Puerta cargue
El montaje comienza el domingo 24 de julio de 2011. Se realizará entre las 9:00 a.m. y 12:00 p.m. y el lunes 25 de julio, entre las 8:00 a.m. y las 12:00 p.m.
Después de las horas fijadas, se apagarán las luces del recinto ferial. En caso de no cumplirse este horario la organización ha fijado una tarifa de $120.000 por hora adicional o fracción que deberán cancelar en el momento que lo soliciten, pues los costos que en pasadas ediciones se han tenido que asumir por servicios, han sido muy altos.
Si su diseñador no le cumple con la entrega de su stand en los horarios estipulados, adviértale que debe pagar las horas adicionales en el momento que las requiera.
Ningún expositor debe dejar su stand solo hasta el desalojo de los demás.
LLEGADA Y REGISTRO: DOCUMENTOS NECESARIOS AL INGRESO
Antes de iniciar el proceso de montaje, el expositor deberá presentarse ante los funcionarios a cargo de los puntos de control designados por el organizador de la feria, a efectos de:
- Informar de su llegada al recinto ferial.
- Efectuar la recepción oficial del espacio de exhibición asignado.
- Presentar copia de los planos del stand debidamente aprobados.
- Hacer uso de la acreditación realizada previamente para el personal a cargo del proceso de montaje. (Escarapela plastificada, nombre del titular y documento de identidad.)
- Presentar formulario de la DIAN diligenciado.
- Presentar paz y salvo expedido por COLOMBIAMODA 2011.(INEXMODA)
DISTINTIVO
Los proveedores o empresas de diseño que van a montar los stands deben tener un distintivo (una camiseta o un overol marcado con el nombre de la empresa) y portar la escarapela.
Al personal que sólo descarga para el montaje y vuelve a salir, debe presentar en la puerta de ingreso un documento de identidad actualizado para autorizar el ingreso.
DESMONTAJE
Julio 29 de 2011
HORARIO
Por el buen resultado obtenido en ferias pasadas, comenzará el jueves 28 de julio de 2011 (último día de feria) después de las 8:00 p.m. hasta las 11:00 p.m.; se empezará por desmontar sólo mercancía exhibida y equipos costosos; continúa el viernes 29 de julio de 2011 a partir de las 8:00 a.m. hasta las 4:00 p.m. (para desmontar las estructuras).
Es muy importante que usted llegue a las horas indicadas para evitar contratiempos.
Inexmoda no se hace responsable de su mercancía.
Comprometa al diseñador del stand para que termine a las 4:00 p.m., debido a que no se puede utilizar la bodega después de esta hora.
Usted y el personal que le ayudará en el desmontaje, deben portar la escarapela.
PUERTAS DE SALIDA
Utilice la misma puerta usada para el montaje y no olvide portar la escarapela.
SEGURIDAD
Es obligación del expositor y/o del constructor del stand, cumplir las normas y vigilar las reglamentaciones que rigen en las leyes Colombianas, respecto de la seguridad e higiene en el trabajo y el saneamiento ambiental, para la prevención, protección y cuidado de la salud psicofísica de las personas, en todas sus formas jurídicas, las instalaciones y el medio ambiente.
Es obligatorio, la provisión de elementos de protección personal (cascos, guantes, calzado de seguridad, antiparras, etc.), por parte del contratista a todos los trabajadores o personal de servicio contratado que tenga relación con el mismo, a fin de minimizar los riesgos de accidentes, durante el montaje, periodo de desarrollo del evento ferial y desmontaje y retiro de materiales o instalaciones de su stand correspondiente.
• Inexmoda le exigirá a cada proveedor de servicios contratado por la organización y/o el expositor, presentar la certificación de afiliación a la seguridad social del personal que trabajará en la feria.
DAÑOS Y PERJUICIOS
El expositor y/o el constructor del stand, es el único responsable por los daños o perjuicios que él, sus colaboradores, contratistas y personal de estos, equipos y herramientas puedan ocasionar al recinto ferial, a terceras personas, independientemente de las razones de la permanencia de estas últimas en el recinto ferial.
Accidentes del personal: INEXMODA no se responsabiliza en ningún caso por los accidentes que pueda sufrir el personal propio o contratado por el expositor y/o el constructor del stand.
Daños a vehículos y materiales: INEXMODA no se responsabiliza por la pérdida y daños causados a vehículos, mercadería, instalaciones, herramientas y material de decoración que el expositor o sus contratistas ingresen al recinto ferial.
Por su atención mil gracias.
MARIO RAMÍREZ G.
Asistente de Operaciones y Nuevos Proyectos
Coordinación Operativa y logística
COLOMBIAMODA 2011
Tel.: 604 37 00 Ext. 141